In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Nieuwe Levenskracht Veldhoven, omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
Begrippen:
- Het bestuur: De mensen die zijn gekozen en waarvan de voorzitter, secretaris en penningmeester, zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Donateurs: Personen die ons steunen d.m.v. een steeds terugkerende betaling.
- Doelgroep: Personen die ziek zijn, gehandicapt of eenzaam. Zij worden bezocht door medewerkers van onze ziekenbezoekgroep en/of worden uitgenodigd voor een activiteit.
- Ziekenlijst: Hierop staan de namen, adressen en ook de reden waarom zij op deze lijst staan.
- Persoonsgegevens: Achternaam, voorletters, adres, e-mailadres, en telefoonnummer van medewerkers, donateurs en mensen van onze doelgroep uit Veldhoven (d’Ekker, Oerle, Veldhoven-dorp, Zeelst en Zonderwijk).
- Het Inschrijfformulier voor nieuwe donateurs wordt gevuld met naam, adres, e-mailadres, afgesproken bedrag en handtekening, met een verwijzing naar dit reglement.
- Bewaartermijn van dit inschrijfformulier is tot opzegging door donateur. En bij overlijden, aan het eind van het kalenderjaar.
Persoonsgegevens:
De persoonsgegevens van onze donateurs worden op een computer beheerd door de secretaris en/of de penningmeester van de vereniging. Hij/zij heeft daartoe een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen. In dit bestand zijn de onder punt 6 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.
Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde organisatie:
Het adres is nodig voor bezoeken aan onze doelgroep, en het e-mail adres voor correspondentie. Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf.
De persoonsgegevens van onze medewerkers bestaan uit, naam, voornaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden. De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden.
De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies. De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon medewerker is.
Zodra de medewerker heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens direct worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en/of penningmeester. Ook bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben. Dit laatste is een uitzondering op de regel met de donateurs gegevens, omdat medewerkers elkaar moeten kunnen raadplegen indien nodig.
Inschrijfformulier
Indien iemand donateur wil worden en een inschrijfformulier invult en ondertekent, gaat men akkoord met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in punt 5 van dit reglement. Aan deze persoon zal een exemplaar van het privacy reglement worden uitgereikt.
Foto’s
Bij activiteiten kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor een nieuwsbrief, website of een presentatie bij één van de activiteiten. Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zal de wens van deze persoon worden gehonoreerd.
Privacy beleid van Nieuwe Levenskracht
Op de 1e jaarvergadering nadat deze wet is ingegaan, zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur.
Data lek
Bij een eventuele data lek, zullen de donateurs en medewerkers binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris en/of penningmeester daarvan een registratie bijhouden.
